Personeelsverantwoordelijken die willen starten met een leeftijdsbewust personeelsbeleid maken zich doorgaans het meest zorgen over de manier waarop kennis binnen de organisatie kan gehouden worden, en hoe die gedeeld kan worden. Anders ontstaan er flinke problemen wanneer een medewerker weggaat, naar een andere job of op pensioen.

WAT KAN JE DOEN?

1. Manieren om kennis op een laagdrempelige manier vast te leggen, zodat die gemakkelijk verspreid en gedeeld kan worden:
   • Via standaardprocedures, werkinstructies, manuals, leermaterialen, hulpmiddelen als formulieren.
   • Met aandacht voor de noden van het systeem (hoeveel informatie moet er voorhanden zijn, hoe snel,…) en ook van de gebruiker (hoeveel kan die aan op welke tijd). 

     Onderzoek of nieuwe communicatie- en informatietechnologieën voor jouw bedrijf een oplossing zijn: intranet, een personeelsportaal, ‘sharepoint’,… kunnen onmisbare instrumenten worden om kennis door te geven en te vergaren. Informaticatools laten gegevensuitwisseling op afstand toe, vergemakkelijken de opslag van informatie en geven de mogelijkheid snel een netwerk te vormen.

   • Bepaal hoe het systeem actueel gehouden kan worden.
   • Bepaal wie de experts zijn die de systeemdocumenten opstellen, en wat de rol van oudere werknemers hierin zal zijn om hun ervaring te valoriseren. Let op: vaak is het voor ervaren werknemers moeilijk om hun kennis te expliciteren en hebben zij nood aan een ‘redacteur’, iemand die het opschrijft en vorm geeft.
2. Investeren in kennisontwikkeling via een goed leerbeleid, jobrotatie, peter/meterschap in twee richtingen (uitwisseling van brede kennis van ouderen en toegespitste kennis van jongeren), projectwerking,… 

   Geef aan ervaren medewerkers de rol van raadsman/vrouw of ‘vraagbaak’ waarbij minder ervaren medewerkers terecht kunnen met hun vragen.

   Vervang passieve opleidingen door gemengde leerteams die werken volgens de actieve BLITS-methode (Begeleid Leren in TeamS)

3. Het werk organiseren in teams met hoge autonomie, waarin medewerkers mekaar aanvullen en onderling (delen van hun werk) kunnen wisselen. We weten immers dat medewerkers veel intenser kennis opbouwen en delen wanneer ze zelf hun werk met de nodige uitdaging kunnen organiseren. Dit thema komt ook aan bod in het luik ‘Handig georganiseerd’. 

   Organiseer kwaliteitskringen of teamoverleg waarin de medewerkers zelf samen voorstellen voor verbeteringen uitwerken.

4. Investeren in een cultuur die creatie en verspreiding van kennis ondersteunt. Door expliciet in te zetten op kennisbeheer en niet alleen kennisborging vermijd je dat ouderen zich ‘uitgemolken’ en klaar om ‘uitgestoten te worden’ voelen, en de echt cruciale informatie niet vrijgeven.
   • Werken aan onderling vertrouwen en samenwerking, een open communicatie voeren. Onderlinge concurrentie en ‘kennis is macht’ bestrijden.
   • Werknemers stimuleren om kennis optimaal in te zetten en te delen.
   • Ruimte en tijd voorzien voor kennisoverdracht: herhaling, mogelijkheid om fouten te maken en te herstellen.
   • Medewerkers van elkaar laten leren in projectgroepen, kwaliteitskringen, toolboxmeetings, BLITS-groepen,…

GETUIGENISSEN EN VOORBEELDEN

• Voorbeeld éénpuntsles, voorbeeld technische fiche, voorbeeld werkinstructie, voorbeeldwerkinstructie, voorbeeld veiligheidsfiche  

HULPMIDDELEN

• Voor praktische tips om peter/meterschap te organiseren: www.beteronthaal.be
• De brochure Kennisoverdracht organiseren van de Federale Overheid is een methodologische gids om de kennisoverdracht tussen ervaren en minder ervaren medewerkers te organiseren: https://fedweb.belgium.be/nl/publicaties/km_methodologischegids_seniorsjuniors
• Informatie over de aanpak van BLITS (Begeleid Leren in TeamS): www.blits-teamleren.be

ONDERSTEUNINGSAANBOD VAN Alimento

• Hulp bij het opzetten van systemen van kennisbeheer: Lieve Ruelens, lieve.ruelens@alimento.be, 0472 11 86 22
• Hulp bij het opzetten van systemen van werkplekleren: Lieve Ruelens, lieve.ruelens@alimento.be, 0472 11 86 22