Bij teamwerking maak je een groep werknemers gezamenlijk verantwoordelijk om een bepaalde opdracht tot een goed einde te brengen. Door een team ook de ruimte te geven om zichzelf te organiseren, geef je hen de mogelijkheid om zich voortdurend te verbeteren en zich snel aan te passen als dat nodig is.

Echte teamwerking gaat dus verder dan de klassieke ploegen die werkzaam zijn in een productieomgeving. Een autonoom team krijgt een compleet takenpakket en ook de vrijheid om zichzelf hierop te organiseren. Bijvoorbeeld: in een bakkerij is een team verantwoordelijk voor de productie van hun bakkerijproducten, van het deeg mengen tot en met het verpakken van het afgewerkt product.

Moeilijk voor te stellen in jouw bedrijf? Mits voldoende tijd en begeleiding kunnen ook jouw medewerkers en leidinggevenden groeien in zelfstandigheid en initiatief.

Er is dan ook winst voor iedereen. Met zo’n teamwerking kan je de perfecte winwin realiseren tussen je eigen belangen als werkgever en die van je medewerkers. Als je het goed aanpakt staat deze manier van werken borg voor scherpe resultaten en snel aanpassingsvermogen maar ook een hogere motivatie bij werknemers. Ze voelen zich meer betrokken, hebben meer voldoening van hun werk en gaan met meer plezier werken.

WAT KAN JE DOEN?

1. Goed overwegen waarom je met (autonome) teamwerking wil starten. Voor veel bedrijven betekent het een hele omwenteling. Het is pas na verloop van tijd dat je de vruchten kan plukken en het hele proces vraagt de nodige energie van de hele organisatie. Een duidelijke koers is nodig om tot aan de eindmeet te geraken. 

   Bepaal hoe (autonome) teamwerking je gaat helpen om de strategie van je bedrijf te realiseren. Dit scherp stellen zal je helpen om je leidinggevenden en werknemers te overtuigen van het belang om anders te gaan werken. Bijvoorbeeld: Speel je in op niches in een verzadigde markt? Is hoge kwaliteit dan de uitdaging, of een snel reactievermogen, of allebei? Of staan de winstmarges onder druk, en is de uitdaging afval te verminderen, rendabeler te produceren? … Naargelang de strategie zijn er verschillende gevolgen voor de organisatie: nood aan flexibiliteit, betere samenwerking, meer precisie,… Redenen om met teamwerking te starten.

   Denk niet alleen aan motieven die voor jezelf als werkgever belangrijk zijn. Kijk ook wat er voor de werknemers in zit. Die win-win is nodig om hen straks te overtuigen. Voorbeelden van winst voor werknemers: – Motivatie van het personeel en kwaliteit van de arbeid verhogen – De groei van een onderneming ‘behapbaar’ maken voor iedereen – Slimmer werken om werkzekerheid te vergroten – Een betere samenwerking (binnen productie, maar ook met de ondersteunende diensten) – Vermindering van fouten/tijdverlies en de daarbijhorende frustraties – Aanpassing van verouderde procedures/voorbijgestreefde systemen aan nieuwe realiteiten op de werkvloer – Vermindering absenteïsme – Vermindering van stress en werkdruk – Meer doorgroeimogelijkheden voor werknemers – Kans om werk meer af te stemmen op persoonlijke behoeften en interesses – Grotere inspraak, meer waardering

2. Al in een vroeg stadium het overleg aangaan met je werknemers of werknemersvertegenwoordiging. Teamwerking vraagt openheid en wederzijds vertrouwen. Je kan maar beter onmiddellijk tonen dat je het meent. 

   Maak duidelijk waarom je met teamwerking wil starten en communiceer daarbij ook expliciet de winstpunten voor het personeel. Bijvoorbeeld: als je streeft naar polyvalentie en flexibiliteit, bestaat nogal eens de vrees voor lagere bezettingsgraden, stijging van de werkdruk,… Neem die vrees in de mate van het mogelijke weg, en benadruk de kansen voor werknemers: ontwikkelingsmogelijkheden, hogere kwaliteit van de arbeid (meer variatie, meer autonomie), werkzekerheid,…

   Maak duidelijk dat niet iedereen expert moet worden of alles moet kunnen. Teamwerking geeft juist de kans om iedereen naargelang zijn of haar talent of interesse in te zetten.

   Maak je voornemens duidelijk die ervoor zullen zorgen dat iedereen meekan in het ‘anders’ werken, bijvoorbeeld: – De nodige opleiding en begeleiding – De nodige tijd om zich aan te passen – Zoektocht naar oplossingen voor werknemers voor wie de aanpassing niet haalbaar is

3. Concreet: hoe stel je teams best samen?
   • Geef een team een zo compleet mogelijk takenpakket waarvan ze ook resultaat kunnen zien. Bijvoorbeeld: in een industriële bakkerij werden teams samengesteld die de hele lijn overspannen, van deeg mengen tot inpakken. Tevoren hadden de deegmengers weinig voeling met de kwaliteit van het afgewerkt product. Slechte producten werden eruit gefilterd, met veel afval tot gevolg. Door een team samen te stellen over de lijn heen werden de deegmengers mee verantwoordelijk voor het product dat naar de klant ging, en gingen ze spontaan, als de eerste producten uit de oven kwamen, checken of hun instellingen juist waren. Resultaat: het afval zakte spectaculair.
   • Geef elk teamlid een eigen rol, maar zorg voor een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
   • Geef teamleden taken die onderling afhankelijk zijn en waarbij de activiteiten elkaar aanvullen. Zo stijgt de motivatie om elkaar te helpen.
   • Streef een zo breed mogelijke inzetbaarheid na, zodat teamleden elkaar kunnen helpen en aflossen. Let wel: niet iedereen moet alles kunnen.
   • Maak de omvang van een team niet te groot (idealiter 10 à 12) zodat ieder teamlid een herkenbare bijdrage kan leveren. Dit verhoogt de betrokkenheid en motivatie.
   • Geef het team zoveel mogelijk ruimte om zichzelf te organiseren: zelf processen plannen en bijsturen, problemen oplossen, teamprestatie bewaken en verbeteren. Dit werkt waarderend en verhoogt doorgaans de betrokkenheid om daadwerkelijk de beste resultaten neer te zetten.
   • Laat je begeleiden door een externe expert om de oefening goed te maken. Als je lang in eenzelfde organisatie werkt, kan je blind worden voor nieuwe mogelijkheden. Een buitenstaander kan met een frisse blik met jou de optimale organisatiestructuur uittekenen. Via de Alimento-organisatiescan kan je een doorlichting laten maken van je organisatie en de mogelijkheden van teamwerking binnen jouw organisatie verkennen.
4. Leidinggevenden voldoende ondersteunen en coachen. Autonome teams vragen een groeiproces en begeleiding. Voor leidinggevenden is dit een hele uitdaging. Nieuwe teams vragen in het begin nog een sterkere sturing dan voorheen. Pas stapsgewijs kan de sturing afgebouwd worden en hebben medewerkers meer en meer behoefte aan coaching. Schema op dit te illustreren: hier.
5. Ook groeitrajecten voor werknemers voorzien en hen de nodige tijd geven om zich aan te passen. 

   Stel een fleximatrix op. Die geeft een overzicht van alle taken binnen het team, en welke werknemers ze kunnen uitvoeren. Dit geeft duidelijkheid aan het hele team en is ook nuttig om te checken of er voldoende back-up is voor de verschillende taken, in geval van ziekte, verlof, externe opleiding,…

   Stel de fleximatrix op in overleg met je medewerkers. Zo zijn ze onmiddellijk betrokken bij de indeling van de nieuwe werking, en kan je maximaal rekening houden met hun competenties, interesses en wensen om te groeien. Toets de wens om te groeien ook expliciet bij hen af.

   Maak in overleg met de leidinggevenden een inschaling van de medewerkers: wie staat waar.

   Organiseer opleiding voor medewerkers die daar nood aan hebben om hun (nieuwe) taken goed uit te voeren.

6. Voldoende tijd voorzien om teams te laten groeien. 

   Dump geen lastige kwesties in teams die daar niet klaar voor zijn, bijvoorbeeld verlofregeling.

7. Voldoende budget voorzien voor noodzakelijke investeringen, in opleiding, infrastructuur,… 

   Neem contact op met Alimento om tot een optimaal financieringsschema te komen. Niet alleen de sectorale tussenkomsten kunnen de rekening helpen rondmaken. De Alimento-medewerkers hebben ook zicht op andere financieringsbronnen, bijvoorbeeld: KMO-portefeuille, Europese subsidies,…

   Let op dat je het ‘anders werken’ niet afhankelijk maakt van subsidies. Als die ophouden, moet de organisatie zelf kunnen instaan voor de nodige ondersteuning.

   Wees voorzichtig met financiële stimulansen om werknemers te motiveren. Het is veel krachtiger om werknemers te kunnen overtuigen met een sterke boodschap en het perspectief dat de nieuwe manier van werken ook voor hen iets zal opleveren.

HULPMIDDELEN

• Organisatie die bedrijven begeleidt in hun veranderingsproces om te komen tot autonome teams: www.flanderssynergy.be
• Teamspel om teamwerk te verbeteren
• De kracht van zelfsturende teams in KMO’s: verduidelijking en stappenplan

ONDERSTEUNINGSAANBOD VAN alimento

Alimento-organisatiescan: Lieve Ruelens, lieve.ruelens@alimento.be, 0472 11 86 22